MAPEAMENTO DE PROCESSOS E ANÁLISE DE BENCHMARKING PARA EXPEDIÇÃO DE DIPLOMAS NA COORDENAÇÃO DE REGISTROS ACADÊMICOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS (UFPEL)

Abstract

A gestão por processos vem sendo apontada como uma trajetória que as organizações devem seguir para tornarem-se eficazes. Processos bem documentados permitem que seus conteúdos sejam transmitidos facilmente para qualquer pessoa que precise entendê-los. No mapeamento de processos, conseguimos definir nitidamente as falhas de um processo, possibilitando maior facilidade em instituir a melhoria contínua, identificar os gargalos, determinar os responsáveis pelas etapas, atividade, processo, estimar os recursos necessários, e realizar os ajustes quando necessário. Uma vez documentados, os processos podem ser avaliados quanto a sua adequação aos propósitos da organização. Logo, entender, documentar e melhorar os seus processos de negócio são as atividades a que as organizações se lançam na busca da eficácia. Desta maneira, o estudo deste trabalho tem como propósito o mapeamento e análise de benchmarking do processo de expedição e registro de diplomas da coordenação de registros acadêmicos (CRA) da Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), identificando, a partir deste mapeamento, os processos críticos, auxiliando na identificação de melhorias dos mesmos, servindo de suporte para a Instituição na busca por uma melhor performance. Desta forma, este trabalho apresenta, primeiramente, uma breve revisão teórica sobre alguns conceitos e definições relevantes para esta pesquisa, como: (i) Processos e Operações; (ii) Mapeamento de Processos; (iii) Fluxograma; e (iv) Benchmarking. A metodologia utilizada se classifica como sendo uma pesquisa exploratória, sendo o Estudo de Caso a modalidade de pesquisa escolhida. Os resultados do Estudo de Caso são apresentados conforme as quatro etapas da metodologia proposta, apresentando-se o (1º) estudo de identificação do estado atual do processo, (2º) a identificação da demanda atual, (3º) a análise de possíveis melhorias no processo, (4º) a elaboração de um plano de ação com propostas de melhorias. Na conclusão deste trabalho, observa-se que os objetivos principais delimitados foram atingidos, e a metodologia proporcionou a identificação de pontos fortes e fracos do processo de expedição e registros de diplomas da Universidade Federal de Pelotas. Uma nova proposta para o processo é descrita, assim como um conjunto de ações é apresentado.